Loi travailleur handicapé : 20 salariés, 6 % d’emploi et règles de déclaration

La loi sur les travailleurs handicapés repose principalement sur l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés (OETH). Elle impose aux employeurs concernés d’atteindre un taux d’emploi de 6 %, de déclarer leur situation et, si nécessaire, de verser une contribution. Pour l’entreprise, l’enjeu est aussi de sécuriser ses pratiques RH et de favoriser l’accès ainsi que le maintien dans l’emploi.

Comprendre les sigles : OETH, BOETH, RQTH et DOETH

Ces quatre sigles reviennent souvent dans les échanges entre employeurs, salariés et services RH. Ils désignent des notions différentes. Les distinguer permet d’éviter les erreurs de déclaration et les confusions sur le statut des personnes concernées.

La RQTH n’est pas le seul statut pris en compte

La RQTH est attribuée par la CDAPH. Elle peut aider un salarié ou un candidat à obtenir une adaptation de son poste, un accompagnement ou certaines aides. Toutefois, une personne reconnue bénéficiaire de l’obligation d’emploi ne dispose pas nécessairement d’une RQTH : d’autres situations permettent aussi d’obtenir cette qualité.

L’employeur ne doit donc pas limiter les BOETH aux seuls salariés qui ont communiqué une RQTH. La prise en compte dépend du statut ouvrant droit à l’obligation d’emploi et des informations déclarées dans le respect de la confidentialité.

À quelles entreprises s’applique l’obligation de 6 % ?

L’OETH concerne les employeurs dont l’effectif atteint au moins 20 salariés. Le taux légal est fixé à 6 % de l’effectif total. Une entreprise qui reste sous ce seuil n’est pas redevable de la contribution financière. Elle peut toutefois recruter et accompagner des personnes en situation de handicap, tout en respectant ses obligations générales de non-discrimination et d’aménagement raisonnable.

Le seuil de 20 salariés et le délai de cinq ans

Lorsqu’une entreprise est créée ou franchit le seuil de 20 salariés, elle bénéficie d’un délai de cinq ans pour se mettre en conformité avec l’obligation d’emploi. Ce délai ne dispense pas de préparer une politique d’inclusion. Il permet de structurer les recrutements, d’identifier les postes accessibles, de former les managers et d’organiser le suivi administratif.

Attendre l’échéance de déclaration pour agir expose l’entreprise à des solutions précipitées et plus difficiles à organiser. Cartographier les métiers, prévoir les budgets liés à l’ergonomie, intégrer l’accessibilité numérique et sensibiliser les équipes donnent davantage de cohérence aux recrutements. Le handicap est alors intégré au fonctionnement RH au lieu d’être traité comme une simple obligation déclarative.

Répondre à la loi travailleur handicapé : les leviers à combiner

L’emploi direct de salariés bénéficiaires est le moyen le plus concret de répondre à l’OETH. L’entreprise peut aussi mobiliser un accord agréé et, lorsque son taux d’emploi reste inférieur à 6 %, régler une contribution annuelle. Ces solutions s’inscrivent dans une démarche plus large, qui comprend le recrutement, le maintien dans l’emploi et l’accessibilité.

Recruter, maintenir et aménager les postes

Un recrutement inclusif commence par une offre accessible et un processus de sélection centré sur les compétences. L’intégration peut nécessiter un aménagement matériel, une adaptation des horaires, des outils numériques spécifiques ou une organisation différente des missions.

Ces mesures peuvent également être nécessaires lorsqu’un salarié déjà en poste connaît une évolution de son état de santé. L’adaptation du travail contribue alors au maintien dans l’emploi et évite une rupture professionnelle qui peut être anticipée.

L’Agefiph peut accompagner les employeurs du secteur privé dans leurs projets de recrutement, d’adaptation de poste et de maintien dans l’emploi. À partir de 250 salariés, l’entreprise doit désigner un référent handicap. Celui-ci oriente notamment les salariés et coordonne les actions internes. Il ne se substitue ni aux équipes RH, ni au management, ni à la médecine du travail.

Accord agréé, achats et dépenses déductibles

Un accord agréé de branche, de groupe ou d’entreprise peut organiser un programme pluriannuel en faveur de l’emploi des personnes handicapées. Certaines dépenses liées à l’insertion professionnelle ou à l’accessibilité peuvent également être déduites dans les conditions prévues par la réglementation.

Ces dépenses doivent être identifiées, justifiées et conservées avec rigueur. Une dépense utile sur le plan social n’est pas automatiquement déductible au titre de l’OETH. La conservation des justificatifs facilite donc le contrôle des données utilisées pour la déclaration.

Déclarer l’OETH et anticiper la contribution

La déclaration obligatoire d’emploi des travailleurs handicapés est intégrée à la déclaration sociale nominative (DSN) depuis le 1er janvier 2020. Les données transmises par l’employeur servent à déterminer son obligation, son taux d’emploi et, le cas échéant, le montant de la contribution.

DSN, Urssaf ou MSA : qui intervient ?

La déclaration s’effectue par la DSN. Le recouvrement de la contribution relève de l’Urssaf pour le régime général et de la MSA pour le régime agricole. Avant l’échéance annuelle, le service paie et les RH doivent vérifier les effectifs, les informations relatives aux bénéficiaires, les éventuelles dépenses déductibles et les justificatifs correspondants.

Cette vérification en amont limite les corrections tardives et les écarts de calcul. Elle permet aussi de repérer plus tôt un statut mal enregistré ou une pièce manquante, avant la transmission de la déclaration.

Comment est estimée la contribution ?

La contribution dépend notamment de l’effectif de l’entreprise et du nombre de bénéficiaires manquants pour atteindre le taux de 6 %. Le barème est exprimé en multiples du Smic horaire brut : 400, 500 ou 600 fois le Smic horaire brut, selon la taille de l’employeur.

Le montant peut évoluer après application des règles prévues, notamment en fonction des déductions admises. Le simulateur proposé par l’Agefiph permet d’établir une première estimation. Il ne remplace toutefois pas la vérification des données transmises dans la DSN.

Éviter les erreurs qui fragilisent la conformité RH

Le risque le plus fréquent ne vient pas d’une absence totale d’action, mais d’une gestion incomplète : statut mal enregistré, justificatif manquant ou aménagement décidé sans coordination. Une déclaration absente ou erronée peut entraîner une régularisation et des conséquences financières.

La conformité repose sur une méthode documentée, avec des responsabilités clairement réparties et un suivi réalisé tout au long de l’année.

1. Répartir les responsabilités entre la paie, les RH, la direction et le référent handicap.
2. Fiabiliser les données sociales avant l’envoi de la DSN et préserver la confidentialité des informations de santé.
3. Conserver les justificatifs relatifs aux dépenses, aux actions engagées et aux situations déclarées.
4. Suivre les recrutements et les maintiens dans l’emploi tout au long de l’année, plutôt qu’au seul moment de la déclaration.
5. Contacter le bon interlocuteur : l’Agefiph pour l’accompagnement, l’Urssaf ou la MSA pour le recouvrement et les aspects déclaratifs.

Pour vérifier une situation particulière, consultez les informations publiées sur Service-Public.fr, les ressources de l’Agefiph et les consignes de l’Urssaf. Une politique handicap suivie régulièrement et fondée sur des données fiables aide l’entreprise à respecter l’obligation légale et à inscrire l’emploi des personnes handicapées dans la durée.

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Élise Le Roux-Cadoret

J’accompagne avec optimisme et engagement celles et ceux qui souhaitent réinventer leur parcours professionnel, en mettant l’humain et l’inclusion au cœur de mes conseils.

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